چرا تماس با واحد پشتیبانی فنی معمولاً یک تجربه ناخوشایند است؟ شاید به دلیل سیستم‌های خودکار گیج‌کننده، انتظار طولانی در صف، و بسته به شرکت کمبود توجه از سمت اپراتور باشد. تجربیات منفی با برندها معمولاً در ذهن باقی می‌مانند و بر شهرت تأثیر می‌گذارند. در مقابل، اگر تجربه‌ای عالی با یک کارمند آگاه و مؤثر داشته باشید، به وضوح در ذهن می‌ماند. در خدمات، نقش کارمند در تجربه کلی مشتری بسیار پررنگ است.
گوش دادن و اقدام در قالب یک برنامه مشارکت کارکنان، ستون موفقیت کسب‌وکار است، که تأثیرات آن مستقیماً بر کاهش ترک کار، افزایش رضایت مشتری و نتایج مالی منعکس می‌شود. به همین دلیل است که بسیاری از سازمان‌ها تلاش‌های خود را در جهت مشارکت کارکنان اولویت‌بندی کرده‌اند و برنامه‌های رسمی تجربه کارکنان (EX) را اجرا کرده‌اند که اغلب شامل پرسشنامه آنلاین های مکرر مشارکت کارکنان است. با این حال، این رویکرد پیوسته به پرسشنامه آنلاین ها می‌تواند کارایی خود را از دست بدهد، باعث خستگی پرسشنامه آنلاین شود و میزان مشارکت را کاهش دهد.
یکی از مهم‌ترین عناصر هر برنامه EX، تعیین فرکانس مناسب پرسشنامه آنلاین مشارکت کارکنان است. نظرسنجی کمتر به معنای از دست دادن بینش‌های به موقع است و نظرسنجی بیش از حد به بازخوردهای رقیق منجر می‌شود. بیایید روش‌های دستیابی به تعادل مناسب را بررسی کنیم.
تعیین تناوب مناسب
اگرچه ما به شدت از بهره‌گیری از فناوری برای بهبود تجربه و بهره‌وری پرسشنامه آنلاین های کارکنان حمایت می‌کنیم، پرسشنامه آنلاین های پیوسته (که به صورت روزانه یا هفتگی انجام می‌شوند) معمولاً روش مؤثری برای کسب بینش و اقدام بر اساس نظرات نیستند. این پرسشنامه آنلاین ها معمولاً کوتاه و سطحی هستند و به مدیران دید واضحی از اقدامات لازم برای بهبود تجربه کارکنان نمی‌دهند.
پرسشنامه آنلاین سالانه سنتی سابقه اثبات شده‌ای دارد که به نتایج تجاری مرتبط است. این پرسشنامه آنلاین ها موفق هستند زیرا عمق کافی برای ارائه بینش لازم به مدیران را دارند تا بتوانند اقدام کنند.
محدودیت پرسشنامه آنلاین های سالانه در خود نام آن است شما فقط یک یا دو بار در سال اندازه‌گیری می‌کنید. در عصری که در شبکه‌های اجتماعی نظرات هر زمان قابل انتشار هستند، نمی‌توانید برای اقدام صبر کنید. پرسشنامه آنلاین یک‌بار در سال برای بهبود تجربه کارکنان اشتباه است، به ویژه زمانی که جذب و نگهداشت استعدادها موضوع کلیدی برای بسیاری از برندها است.
پس چگونه می‌توان تناوب مناسب و رویکرد صحیح را برای فرآیند پرسشنامه آنلاین کارکنان شرکت خود تعیین کرد؟
هیچ پاسخ یکسانی برای همه وجود ندارد. هر سازمان باید چند عامل را در نظر بگیرد تا تناوب و استراتژی پرسشنامه آنلاین ایده‌آل خود را تعیین کند:
- هدف اصلی چیست؟ به چه بینشی نیاز دارید تا بتوانید بهبودهایی ایجاد کنید؟
- آیا سؤالات مناسبی برای حمایت از هدف خود می‌پرسید؟ کیفیت از کمیت مهم‌تر است.
- عناصر کلیدی که تجربه کاری کارکنان را تشکیل می‌دهند چیست؟
توسعه استراتژی جایی است که فناوری پرسشنامه آنلاین امروزی مزیت‌های واقعی ارائه می‌دهد. برای کمک به ایجاد تغییرات کوچک و اندازه‌گیری موفقیت در بین آن‌ها، جمع‌آوری مکرر داده‌های پرسشنامه آنلاین می‌تواند مفید باشد. در این رویکرد، ارتباطات داخلی کلیدی است تا انتظارات را تنظیم کنید و به بازخورد صادقانه و مشارکت در پرسشنامه آنلاین دست یابید. نشان دهید که به ایجاد تغییرات مثبت متعهد هستید که به نفع تیم است.
ترکیب روش‌های پیوسته با پرسشنامه آنلاین های نقطه‌ای، برای بسیاری از برندها فرمول موفقیت است. جمع‌آوری پرسشنامه آنلاین نقطه‌ای مانند یک پرسشنامه آنلاین مشارکت اصلی معمولی، در ترکیب با یک یا چند راه‌حل زیر، به برندها ترکیبی از عمق و ارتباط ارائه می‌دهد که باعث تغییر می‌شود.
آموزش ورود به سازمان (Onboarding)
برای مثال، تجربه اولیه ورود یک کارمند به یک سازمان را در نظر بگیرید. استخدام یک فرایند مداوم است و ابزاری برای اندازه‌گیری پیوسته که بینش‌هایی از کارکنان جدید ارائه می‌دهد، می‌تواند بسیار مفید باشد.
شناسایی مکان‌هایی که آموزش خوبی دارند و آن‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند، بینش‌های ارزشمندی ارائه می‌دهد. وقتی کارکنان رضایت شغلی قوی داشته باشند (احساس خوش‌آمدگویی، حمایت و قدردانی کنند) میزان ترک کار کارکنان کاهش می‌یابد.
پرسشنامه آنلاین های خروج
همه کارکنان تا پایان دوران کاری خود با شما نمی‌مانند. بخش‌های منابع انسانی اغلب مصاحبه‌های خروج را با اعضای تیمی که شرکت را ترک می‌کنند، انجام می‌دهند. پرسشنامه آنلاین های خروج نمونه‌ای عالی از جایی است که روش جمع‌آوری پیوسته واقعاً کارآمد است.
کارکنان به دلایل مختلف شرکت را ترک می‌کنند، بنابراین داشتن دیدگاه واضح در مورد چرایی این موضوع و آگاهی از روحیه کارکنان و روندهای احتمالی در محیط کار بسیار مفید است. اگر الگوهای مشترکی مشاهده کنید، می‌توانید از این معیارها برای دریافت بازخورد در پرسشنامه آنلاین های آینده استفاده کنید.
پرسشنامه آنلاین تغییرات در محیط کار
تغییرات ناگهانی مانند اجرای یک سیستم جدید یا سایر تغییرات عملیاتی عمده می‌توانند به‌طور منفی بر محیط کار تأثیر بگذارند. پرسشنامه آنلاین های پالس می‌توانند به‌سرعت تأثیر تغییرات مهم را درک کنند. این بررسی‌های سریع به شناسایی علائم هشداردهنده یا فرصت‌هایی برای بهبود پذیرش ابزار جدید جهت جلب نظر مثبت کارکنان کمک می‌کند.
ما ارزش واقعی این موضوع را با یکی از مشتریان خود، یک برند رستوران، تجربه کردیم که در یک سیستم تحویل آشپزخانه جدید (KDS) سرمایه‌گذاری کرده بود. مدت کوتاهی پس از پیاده‌سازی، برند پرسشنامه آنلاین ای از کارکنان برای دریافت بازخورد درباره سیستم انجام داد. آنچه کشف کردیم این بود که کارکنان آشپزخانه با ناامیدی زیادی مواجه شده بودند.
چرا باید کارکنان برای ارائه بینش خود را ثبت کنند؟
یک گزینه دائمی برای صدای کارکنان (VOE) یک کانال نظرسنجی فعال است که سازمان‌ها می‌توانند از آن برای جمع‌آوری بازخورد کارکنان به‌صورت 24 ساعته و 7 روز هفته استفاده کنند و بدون نیاز به منتظر ماندن برای بازه پرسشنامه آنلاین، به کارکنان در هر لحظه دسترسی پیدا کنند.
این گزینه از نظر محتوا بسیار انعطاف‌پذیر است: می‌توانید از VOE برای جمع‌آوری ایده‌ها و پیشنهادات، جایگزین کردن یک خط تماس منابع انسانی یا لیست توزیع استفاده کنید و آن را با مدیریت موارد یکپارچه کنید تا اطمینان حاصل شود که درخواست‌های کارکنان به نتیجه می‌رسد. همچنین می‌توان از آن به عنوان روشی برای تقدیر از کارکنان به‌صورت ناشناس یا به‌عنوان فرم ارزیابی کیفی آموزش استفاده کرد.
اشتباهات رایج در پرسشنامه آنلاین
پرسیدن سؤالات از کارکنان درباره مشارکت تنها زمانی مفید است که به پاسخ‌هایشان گوش دهید و به‌طور معناداری به آن‌ها پاسخ دهید. در واقع، ما دریافته‌ایم که اندازه‌گیری مشارکت بدون پیگیری برای بهبودها، تأثیر منفی بیشتری بر دیدگاه کارکنان دارد نسبت به زمانی که اصلاً سؤالی نمی‌پرسیدید.
خبر خوب این است که نتایج پرسشنامه آنلاین می‌تواند تأثیر مثبت پیگیری را به‌صورت کمی نشان دهد، که سپس می‌تواند در سراسر سازمان اطلاع‌رسانی شود. تحقیقات SMG نشان می‌دهد که افرادی که شاهد پیگیری مثبت بودند، مشارکت‌شان ۱۸٪ بهبود یافته است، در حالی که کسانی که پیگیری ندیده‌اند، کاهش سطح مشارکت را تجربه کرده‌اند.
بهترین برنامه‌های عملی شامل ورودی از افرادی است که پرسشنامه آنلاین را تکمیل کرده‌اند یعنی کارکنان شما. با گنجاندن آن‌ها در فرآیند تصمیم‌گیری و بهبود، مدیران می‌توانند مسائل و دغدغه‌های مرتبط با مشارکت را با نیازها و خواسته‌های کارکنان همسو کنند. این مشارکت باعث ایجاد حس مالکیت می‌شود و فرصت‌هایی برای نتایج بهتر در کسب‌وکار ایجاد می‌کند.
اگر از پاسخ‌دهندگان در توسعه برنامه عملیاتی استفاده نشود و تصمیم‌ها تنها در سطح مدیریت گرفته شود، ارتباطات داخلی قطع می‌شود. اگر برنامه‌ای بدون ورودی کارکنان ایجاد شود، خطر ایجاد فضایی واکنشی وجود دارد که در آن کارکنان منتظر می‌مانند تا به مشارکت فراخوانده شوند، به‌جای آنکه به‌طور فعال مشکلات را با رهبری حل کنند.
مدیران باید تلاش کنند تا کارکنان را در تصمیم‌گیری درگیر کنند، هرجا که امکان‌پذیر باشد. کارکنان به توانایی اثرگذاری ارزش می‌دهند.
در نهایت، حتماً از کارکنان برای زمان، مشارکت و بازخوردشان تشکر کنید. آن‌ها نیاز دارند بدانند که تلاش‌شان مورد قدردانی قرار گرفته است. این کار همچنین به حفظ نرخ مشارکت حتی در صورت پرسشنامه آنلاین های مکرر کمک می‌کند. کارکنان مشارکت‌کننده دوست دارند نتایج پرسشنامه آنلاین ها را ببینند و ببینند که بازخوردشان باعث تغییر می‌شود.
چگونه نتایج پرسشنامه آنلاین مشارکت کارکنان را اندازه‌گیری کنیم
بیایید دوباره به فکر کردن درباره هدف مورد نظر از پرسشنامه آنلاین های کارکنان نگاهی بیندازیم. مانند هر ابتکار تغییر، و به ویژه وقتی که این تغییر شامل تغییر فرهنگ شما بر اساس صدای جمعی کارکنان‌تان باشد، بعد از پرسشنامه آنلاین اقدامات مداومی لازم خواهد بود.
حالا از خود بپرسید: اجرای تغییرات سازمانی و پیاده‌سازی کامل آن‌ها معمولاً چقدر طول می‌کشد یک روز، یک هفته، یک ماه، یک سه‌ماهه؟ اگر شما هم مثل بسیاری از سازمان‌ها برای ایجاد هماهنگی و اجرای تغییرات پایدار تلاش می‌کنید، ممکن است این فرآیند شش ماه یا بیشتر طول بکشد.
این به این معنا نیست که سازمان‌ها نمی‌توانند تغییرات کوچکتر را بلافاصله آغاز کنند، اما ایجاد تغییرات زیاد به‌طور همزمان، شانس تأثیر و تغییر دائمی را کاهش می‌دهد. پاسخ به این پرسش که «چقدر طول می‌کشد تا تغییرات را اجرا کنیم؟» راهنمایی عالی برای تعیین فاصله زمانی پرسشنامه آنلاین شما است. در نهایت، هیچ‌کس دوست ندارد همان سؤالی که قبلاً به آن پاسخ داده بدون دریافت بازخورد یا پاسخ پرسیده شود.
پیگیری برنامه مشارکت کارکنان نیازمند همان برنامه‌ریزی متمرکز، توسعه، مسئولیت‌پذیری و ارزیابی است که هر عمل موفق کسب‌وکاری را هدایت می‌کند. پیگیری رفتارهایی که نیازهای روزمره کارکنان را برطرف می‌کند، احتمال بهبود مشارکت را افزایش می‌دهد.
بخش‌های منابع انسانی می‌توانند از سازمان‌ها با اجرای سیستم‌هایی که پیگیری برنامه‌های بهبود را آسان می‌کند، حمایت کنند. علاوه بر بهبود مسئولیت‌پذیری، برنامه‌ریزی عملیاتی تعاملی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا نقاط موفقیت را پیدا کرده و بهترین شیوه‌ها را در سراسر شرکت به اشتراک بگذارند.
با در نظر گرفتن همه این موارد، فاصله زمانی پرسشنامه آنلاین شما باید به مدیران فرصت دهد تا بین دوره‌های پرسشنامه آنلاین اقدام کنند. برای برخی برندها، این می‌تواند چند ماه باشد؛ برای دیگران، شش ماه است. ایجاد این فاصله بین دوره‌ها بسیار مهم است تا مدیران بیش از حد تحت فشار قرار نگیرند و به کارکنان فرصت دهند تا تغییرات واقعی را در محیط کار ببینند.
ایجاد فرهنگی که کارکنان شما را درگیر کند نیاز به اجرای هدفمند دارد — ایجاد یک برنامه و پیگیری با مسئولیت‌پذیری در فعالیت‌ها و بهبودهایی که برای کارکنان شما مفید است، نیاز به تمرین و بینش دارد.
اگر مایل به دریافت اطلاعات بیشتر درباره چگونگی ایجاد یک فرهنگ کاری با مشارکت بالا برای کارکنان‌تان هستید، لطفاً با ما تماس بگیرید.
نظرات کاربران
اولین نفری باشید که نظر می دهید