کنترل محصول نامنطبق | سامانه نظرسنجی یوچک

روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق

در نظام‌های مدیریت کیفیت، به ویژه استاندارد ISO 9001، یکی از الزامات حیاتی، شناسایی، کنترل و رسیدگی به محصولات یا خدماتی است که با الزامات تعیین‌شده مطابقت ندارند. این الزام در قالب “کنترل محصول نامنطبق” تعریف می‌شود. اجرای دقیق و صحیح این فرایند، نه تنها از ورود محصولات معیوب به چرخه مصرف جلوگیری می‌کند، بلکه با تجزیه و تحلیل علل بروز این نامنطبقی‌ها، فرصت‌هایی برای بهبود پایدار فرآیندها فراهم می‌سازد.

تعریف محصول نامنطبق

محصول نامنطبق به محصول یا خدمتی اطلاق می‌شود که یکی یا چند مورد از الزامات مشخص‌شده در مشخصات فنی، نیازهای مشتری، الزامات قانونی یا الزامات سازمانی را برآورده نمی‌سازد. این نامنطبقی ممکن است در هر مرحله از تولید، خدمات، بازرسی، آزمون یا حتی پس از تحویل به مشتری شناسایی شود.

اهداف روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق

1. پیشگیری از استفاده یا تحویل محصولات نامنطبق به مشتریان داخلی یا خارجی
2. مستندسازی و ثبت موارد نامنطبقی جهت تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای
3. تعریف مسئولیت‌ها و رویه‌های رسیدگی به محصول نامنطبق
4. اطمینان از اجرای اقدامات اصلاحی مناسب
5. پایش اثربخشی اقدامات انجام‌شده

فرآیند روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق

1. شناسایی محصول نامنطبق

شناسایی محصول نامنطبق می‌تواند از طریق بازرسی‌های حین تولید، آزمون نهایی، نظرات مشتریان، ممیزی‌های داخلی یا گزارش کارکنان انجام شود. در این مرحله، محصول مورد نظر باید بلافاصله علامت‌گذاری و از چرخه عادی تولید یا خدمات جدا گردد.

2. ثبت محصول نامنطبق

پس از شناسایی، کلیه مشخصات مربوط به محصول نامنطبق باید در فرم مخصوصی ثبت شود. اطلاعات ضروری شامل موارد زیر است:

• کد محصول یا خدمت
• شرح نامنطبقی
• محل شناسایی (تولید، انبار، خدمات پس از فروش و…)
• نام شخص یا واحد شناسایی‌کننده
• تاریخ شناسایی
• میزان تأثیر بر کیفیت و ایمنی

3. قرنطینه و جلوگیری از استفاده

محصولات نامنطبق باید در محل مجزا و مشخص‌شده‌ای نگهداری شوند که دسترسی به آن محدود بوده و استفاده از این محصولات بدون مجوز ممنوع باشد. در صورت امکان، برچسب “محصول نامنطبق” روی آنها نصب می‌گردد.

4. تحلیل و تصمیم‌گیری درباره نحوه اقدام

بر اساس نوع و شدت نامنطبقی، یکی از تصمیمات زیر اتخاذ می‌شود:

• رفع عیب: بازکاری محصول به گونه‌ای که با الزامات مشخص‌شده تطابق پیدا کند.
• استفاده تحت شرایط خاص: در شرایطی که محصول همچنان ایمن و عملکرد آن قابل قبول باشد، با تأیید مشتری یا مرجع ذی‌صلاح مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• اسقاط یا معدوم‌سازی: در صورت غیرقابل اصلاح بودن نامنطبقی یا زیان‌آور بودن آن.
• بازگشت به تأمین‌کننده: در مواردی که محصول ورودی نامنطبق شناسایی شود.

5. اجرای اقدامات اصلاحی

در صورتی که نامنطبقی‌ها به صورت مکرر رخ دهند یا شدت بالایی داشته باشند، باید اقدامات اصلاحی مناسب بر اساس روش اجرایی مربوطه انجام شود. این اقدامات شامل تحلیل علل ریشه‌ای، تعریف فعالیت‌های اصلاحی، تعیین مسئول و بازه زمانی، و ارزیابی اثربخشی آن‌ها خواهد بود.

6. بازنگری و بایگانی مستندات

تمامی سوابق مرتبط با محصول نامنطبق شامل فرم‌ها، گزارش‌ها، نتایج اقدامات اصلاحی، و ارزیابی‌های نهایی باید مطابق دستورالعمل بایگانی مدارک سازمان نگهداری شوند. این مستندات در ممیزی‌ها و بازنگری مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

نمونه روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق

در ادامه، یک نمونه ساده از “روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق” در قالب رسمی ارائه می‌شود:

نام سند: روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
کد سند: QP-04
تاریخ اجرا: 1403/01/15
نسخه: 3
مسئول اجرا: مدیر کنترل کیفیت

1. هدف

تعیین مراحل شناسایی، ثبت، تحلیل، اقدام اصلاحی و پایش محصولات نامنطبق به منظور جلوگیری از تحویل یا استفاده از آنها.

2. دامنه کاربرد

کلیه محصولات، فرآیندها و خدمات در سازمان که در هر مرحله‌ای از چرخه حیات خود دچار عدم انطباق با الزامات مشخص‌شده گردند.

3. مسئولیت‌ها

4. رویه اجرایی

1. شناسایی و علامت‌گذاری محصول نامنطبق
2. تکمیل فرم «ثبت محصول نامنطبق»
3. بررسی اولیه توسط مسئول کنترل کیفیت
4. تصمیم‌گیری درباره نحوه اقدام (بازکاری، استفاده مشروط، اسقاط)
5. ثبت نتیجه نهایی و بایگانی مدارک
6. اجرای اقدامات اصلاحی در صورت لزوم

5. سوابق و مستندات

• فرم ثبت محصول نامنطبق
• گزارش اقدام اصلاحی
• تأییدیه تصمیم‌گیری نهایی
• سوابق آموزش پرسنل در زمینه کنترل محصول نامنطبق

نتیجه‌گیری

استقرار و اجرای دقیق روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق در سازمان‌ها، نه تنها از بروز خطاهای تکراری جلوگیری می‌کند، بلکه زمینه‌ساز بهبود کیفیت محصولات، کاهش هزینه‌های ناشی از دوباره‌کاری یا ضایعات، و افزایش رضایت مشتریان می‌شود. توجه به مستندسازی صحیح، آموزش کارکنان، و پایش مستمر فرایندها از عوامل کلیدی موفقیت در این زمینه است.